Contratti IT: 10 consigli per la loro stesura
Perché siglare contratti IT?
Un contratto IT rappresenta uno strumento versatile per le aziende che operano nell’ambito dell’Information Technology per proteggere i propri interessi, per impostare il tono delle relazioni con i clienti e promuovere un’immagine efficace del proprio business verso l’esterno.
Le aziende possono controllare il modo in cui vengono percepiti i propri contratti attenendosi a una serie di Linee guida standardizzate per la redazione dei contratti IT:
Linguaggio giuridico semplice - Chiunque sia coinvolto negli accordi commerciali dovrebbe essere in grado di comprendere il contenuto del contratto (anche se non ha una formazione giuridica).
Evitare abbreviazioni tecniche inutili - Tutte le abbreviazioni tecniche (frequenti nei contratti IT) devono essere puntualmente definite per facilitare la lettura e la comprensione del contratto.
Trasparenza - Il contratto deve essere redatto in armonia con le tendenze tecnologiche del settore, che mirano ad una sempre maggiore trasparenza del linguaggio, sintomo di affidabilità e di un approccio collaborativo da parte dell’azienda.
Completezza e brevità - È sempre consigliabile mantenere il contratto il più breve possibile (massimo 10 pagine), così da lasciare meno spazio a eventuali incomprensioni. Se necessario, le informazioni tecniche possono essere raccolte negli allegati.
Bilanciare l'uso delle firme elettroniche - La firma elettronica, ammessa in molti Paesi, può comportare diversi vantaggi in termini di rapidità e sicurezza probatoria, ma va utilizzata con cautela quando nell'accordo sono coinvolte parti di Paesi diversi, che utilizzano diverse tecnologie.
Accordi equilibrati - Il contratto deve essere redatto in maniera equilibrata e non secondo uno standard unilaterale redatto dalla parte contrattuale commercialmente più forte (il venditore).
Sviluppare un accordo efficace per l'utente finale - Negli accordi IT con gli utenti finali rientrano spesso molte informazioni delicate che è importante valutare attentamente. In ogni caso, gli accordi con l'utente finale garantiscono l’azienda contro controversie future e le danno visibilità presso gli utenti.
Non usare NDA per la sicurezza dei dati - Le clausole o accordi di non divulgazione (NDA) proteggono i segreti commerciali, non i dati detenuti o accessibili dal fornitore, né dati privati. Una clausola di sicurezza dei dati dovrebbe coprire le procedure per proteggere i dati (crittografia, password, ecc) e le clausole sui dati dovrebbero affrontare la conformità alle leggi su privacy e data protection.
Non lasciare che le eccezioni assorbano le indennità IP - È importante rivedere tutte le eccezioni incluse nel contratto IT, poiché il linguaggio standard di indennizzo può includere eccezioni che escludono la responsabilità del venditore per azioni legali di terzi sui diritti IP riguardanti le tecnologie del fornitore.
Includere, leggere e modificare le specifiche - Spesso i contratti IT non indicano come la tecnologia oggetto dovrebbe funzionare. Le garanzie sul funzionamento della stessa diventano così vaghe ed è quindi essenziale prevedere delle specifiche chiare e ben redatte.
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